تعریف خدمت
«مشارکت در برگزاری» خدمتی استراتژیک از سوی شرکت اکتیران، که طی آن ما به عنوان یک شریک اجرایی، محتوایی و فنی در کنار برگزارکنندگان اصلی قرار میگیریم تا رویدادی حرفهای، منظم و موفق را طراحی، اجرا و مدیریت کنیم.
این خدمت بهویژه برای سازمانها، برندها، ارگانهای دولتی و خصوصی مناسب است که نیاز به یک تیم توانمند برای اجرای صفر تا صد رویداد یا پشتیبانی در بخشهای مشخص دارند.
اهداف خدمت
-
ارتقاء سطح کیفی رویدادها
-
کاهش ریسکهای اجرایی و فنی
-
استفاده از تجربه و زیرساختهای اکتیران
-
تسریع در فرآیند برنامهریزی و اجرا
-
افزایش بازدهی مالی و رسانهای رویداد
حوزههای مشارکت ممکن
-
طراحی کانسپت رویداد و هویت بصری
-
برنامهریزی اجرایی و زمانی
-
تأمین تجهیزات نمایشگاهی و فنی
-
دعوت و ثبتنام مهمانان و مخاطبین
-
مدیریت سالنها، غرفهها، استیج و محتوای جلسات
-
پشتیبانی رسانهای و تبلیغاتی
-
اجرای دیجیتال یا ترکیبی (حضوری + آنلاین)
مراحل مشارکت در برگزاری
فرآیند مشارکت در برگزاری رویدادها در اکتیران، با رویکردی دقیق، ساختاریافته و تعاملی انجام میشود تا همافزایی بین تیم برگزارکننده و تیم اجرایی اکتیران به حداکثر برسد. این مراحل به شرح زیر هستند:
نیازسنجی اولیه
در نخستین گام، جلسات مشاورهای با تیم برگزارکننده برگزار میشود تا اهداف کلان، نوع رویداد، مخاطبین هدف و ظرفیتهای موجود بررسی شود. در این مرحله تلاش میشود تا شناخت دقیق و همهجانبهای از ماهیت رویداد به دست آید.
طراحی طرح مشارکت
پس از تحلیل نیازها، تیم اکتیران اقدام به طراحی یک طرح مشارکت اختصاصی میکند. در این طرح، سطح خدمات، نقشها، مسئولیتها و چارچوب همکاری مشخص میشود. همچنین زمانبندی، ساختار اجرایی و کانسپت کلی رویداد نیز تدوین خواهد شد.
انعقاد قرارداد مشارکت
پس از توافق بر روی طرح پیشنهادی، تفاهمنامه رسمی تنظیم میشود که در آن جزئیات همکاری، هزینهها، بودجهبندی و در صورت لزوم، نحوه تقسیم درآمد نیز تعیین خواهد شد.
آغاز فرآیند اجرایی
با آغاز فاز عملیاتی، تیم مشترکی از طرفین شکل میگیرد. این تیم وظیفه اجرای کلیه مراحل طراحی، تدارکات، تبلیغات، پشتیبانی فنی و مدیریت روز رویداد را بر عهده خواهد داشت. هماهنگی کامل بین دو طرف، ضامن کیفیت نهایی اجرای پروژه خواهد بود.
ارزیابی و گزارش نهایی
پس از پایان رویداد، گزارشی کامل شامل تحلیل عملکرد، مستندات اجرایی، بازخورد مخاطبان و پیشنهادهایی برای بهبود آتی تهیه و ارائه میشود.
سوالات متداول
1. آیا فقط برای رویدادهای بزرگ این خدمت ارائه میشود؟
خیر. خدمات مشارکت در برگزاری برای انواع رویدادها اعم از کوچک، متوسط و بزرگ قابل ارائه است. چه یک نشست تخصصی محدود باشد و چه یک نمایشگاه ملی یا بینالمللی، امکان مشارکت وجود دارد.
2. تفاوت این خدمت با برونسپاری کامل چیست؟
در مدل مشارکت، رویکرد تعاملمحور داریم؛ یعنی تیم برگزارکننده و اکتیران با هم همکاری میکنند و مسئولیتها بهصورت مشخص بین دو طرف تقسیم میشود. اما در مدل برونسپاری، اجرای کل پروژه به صورت کامل به تیم اکتیران واگذار میشود.
3. آیا در رویدادهای دیجیتال هم مشارکت میکنید؟
بله. اکتیران تجربه و زیرساختهای لازم برای مشارکت در برگزاری رویدادهای آنلاین و ترکیبی (Hybrid) را داراست و میتواند تمامی مراحل فنی و محتوایی این رویدادها را پشتیبانی کند.
4. هزینه مشارکت چگونه محاسبه میشود؟
هزینهها بر اساس نوع و اندازه پروژه، حجم خدمات ارائهشده، مدت زمان همکاری و ساختار اجرایی مشخص میشود. تمام این موارد در مرحله تدوین طرح مشارکت شفافسازی خواهد شد.
5. آیا امکان تقسیم درآمد با شریک برگزارکننده وجود دارد؟
بله. در برخی مدلها، بهویژه در پروژههایی با درآمدزایی مشخص (مانند فروش بلیت، غرفهفروشی یا جذب اسپانسر)، امکان مشارکت در سود و تقسیم درآمد نیز وجود دارد.
چرا اکتیران را برای مشارکت انتخاب کنیم؟
-
بیش از ۳۰ سال سابقه در طراحی و اجرای رویدادها
-
تیم حرفهای در زمینههای طراحی، مهندسی و اجرا
-
زیرساختهای فنی و تجهیزاتی مدرن
-
تجربه در برگزاری نمایشگاههای داخلی و بینالمللی
-
نگاه تعاملی و شریکمحور، نه صرفاً پیمانکارانه
تماس با ما برای مشارکت
جهت دریافت مشاوره رایگان یا رزرو جلسه برای بررسی امکان مشارکت در برگزاری رویداد، با ما تماس بگیرید:
دفتر مرکزی (تهران):
خیابان نلسون ماندلا بالاتر از چهارراه جهانکودک نبش خیابان پدیدار پلاک ۶۶ واحد ۱۰۵
تلفن: 02191016952 – 02191016953 – 02191016954 | 
info@octiran.org
کارخانه (اشتهارد):
شهرک صنعتی اشتهارد – بلوار ابوریحان، غزالی غربی، پلاک ۳۷۲
ساعات کاری: ۰۹:۰۰–۱۷:۳۰ (روزهای شنبه تا چهارشنبه)